Gestão eficiente usando software ERP

A maioria dos problemas de gestão empresarial pode ser solucionada com o uso correto de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Além de organizar os processos, esses softwares aumentam a produtividade e reduzem custos.

Os sistemas de gestão ERP estão no topo da lista de tecnologias que toda empresa deve ter.

Com eles, a falta de integração entre as ferramentas e processos deixa de ser um problema. Não é mais preciso controlar e acrescentar dados manualmente de uma planilha para outra.

Só com isso já dá para ter uma ideia das vantagens da implementação de um software ERP. Porém, não é só isso. Essa tecnologia é voltada para melhorar a gestão empresarial e favorecer o seu negócio como um todo.

Veja como um sistema ERP pode otimizar a gestão empresarial e levar sua empresa para outros patamares.

O que é software ERP?

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um programa capaz de integrar todas as informações e processos de uma empresa em um só lugar.

Dessa forma, em um mesmo sistema é possível acessar todos os dados de uma organização e ter um visão ampla do negócio.

O uso de um software de gestão não só otimiza as tarefas, aumenta a produtividade e reduz erros e custos, como também, permite ao gestor ter dados fidedignos para uma tomada de decisão muito mais precisa.

Vantagens de usar um sistema de gestão empresarial ERP

A adoção de um ERP afeta todas as suas áreas da empresa, uma vez que esses sistemas controlam todos os processos, da produção às finanças, de maneira clara, segura e em tempo real.

Há uma série de resultados positivos e benefícios listados a partir do uso de um sistema ERP, tais como:

– Auxilia na tomada de decisão;

– Atende todas as áreas da empresa;

– Base de dados única e centralizada;

– Possibilita maior controle sobre a empresa;

– Informação em tempo real;

– Permite a integração das áreas da empresa;

– Orienta processos.

Como o ERP melhora a gestão

Ao implantar um ERP, a empresa ganha em controle e padronização de processos. Esse sistema facilita a integração das diversas áreas da empresa, permitindo o controle das informações por meio de uma base de dados única e centralizada.

É sabido que para uma gestão eficiente é preciso dados corretos da situação da empresa. Como os dados são digitados apenas uma vez no sistema ERP e refletem em todos os outros processos automaticamente, há a redução de erros humanos e aumento da confiabilidade e integridade do sistema.

Veja em detalhes algumas rotinas empresariais facilitadas com a adoção de um software ERP:

Integração das áreas da empresa:

Com um sistema de gestão ERP, todas as rotinas de um negócio se comunicam com rapidez e facilidade.

Por exemplo, ao fechar uma venda, esta já é atualizada no financeiro, no estoque e permite a emissão da nota fiscal em instantes.

Isso confere agilidade para os processos e segurança nas informações.

Emissão de nota fiscal:

A emissão de Notas Fiscais é uma obrigação fiscal de toda empresa que realiza vendas.

Um sistema de gestão empresarial completo traz mais agilidade, praticidade e suporte técnico para a emissão do documento fiscal.

Após a conclusão da venda, já é lançada a nota, os boletos e realizado o registro dos pagamentos, ao mesmo tempo em que atualiza o estoque e baixa os produtos vendidos.

Controle de estoque:

O estoque é um setor que influencia muito nas demais áreas da empresa. Organizá-lo pode ser um desafio.

Além da organização e controle de entrada e saída, é preciso calcular o giro de estoque para que se compre apenas o necessário, sem que falte e comprometa as vendas, nem que sobre e fique dinheiro parado.

O software ERP ajuda no controle e gestão de compras ao analisar os produtos mais vendidos. Além disso, com todos os produtos cadastrados no sistema, a identificação e emissão de nota fiscal ficam muito mais rápidas.

Gestão financeira:

Manter as finanças da empresa sempre saudáveis é fundamental para que ela prospere.

A gestão financeira engloba diversas tarefas que precisam ser realizadas sem nenhum erro, pois dados exatos permitem a visão real do desempenho da empresa.

Através desses dados é que são tomadas as decisões do futuro da empresa, seja de expansão ou corte de gastos.

Relacionamento com clientes:

Ter uma boa relação com o cliente é primordial para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, um consumidor satisfeito tende a se fidelizar e indicá-la para outras pessoas.

O sistema ERP mantém organizadas todas as informações dos clientes. Nessa base de dados, é possível filtrar os contatos e tomar decisões estratégicas, principalmente em marketing.

Você pode criar campanhas segmentadas e estreitar o relacionamento com seus clientes.

Conclusão

Nas décadas passadas os sistemas integrados de gestão ERPs eram extremamente caros, se tornando viáveis somente para empresas de grande porte. 

Com o avanço da tecnologia, novos sistemas surgiram e passaram a ser largamente utilizados por empresas de todos os tamanhos e setores.

Hoje em dia, é possível encontrar ERPs baratos e que funcionam muito bem, com todas as ferramentas necessárias para auxiliar na gestão.

Com o sistema em nuvem não precisa mais estar na empresa e em determinada máquina para ter acesso aos dados. Basta ter acesso à internet que é possível logar no sistema de qualquer lugar, tornando o processo ainda mais prático.

A importância da gestão financeira em tempos de crise

Na hora de tocar uma empresa, é verdade que prestar um serviço de qualidade ou vender um bom produto é fundamental para quem quer bons resultados. Mas isso é apenas parte da jornada: um bom processo administrativo também faz toda a diferença, especialmente quando analisamos o poderoso impacto da gestão financeira em tempos de crise para a saúde do negócio.

Mais do que nunca, esses períodos de desafio econômico exigem que boas práticas saiam do papel e, claro, que um cuidado especial seja tomado com o caixa da empresa. A boa notícia é que, com o controle adequado das finanças e um planejamento detalhado, é possível criar um cenário mais positivo para o futuro e ter os recursos adequados para fazer o empreendimento crescer e passar tranquilo pelas turbulências no caminho.

Gestão financeira em tempos de crise: o que você precisa levar em consideração para o seu negócio

Basta uma pesquisa rápida na internet e você vai ver que não faltam conselhos, recomendações e manuais para acertar na gestão financeira em tempos de crise. Contudo, algumas boas práticas merecem um destaque especial, pois são as bases para qualquer meta ou projeto que o gestor queira aplicar ao negócio e, por isso, não podem passar batidas na hora de montar um planejamento. Confira:

1 – Tenha seus dados organizados

É preciso ter consciência de que trabalhar com finanças exige números claros. Não é segredo que o responsável pelo controle financeiro da empresa deve ter todos os valores registrados com o máximo de exatidão e, de preferência, organizados de forma clara e objetiva. Só que, em tempos de crise, esse tipo de organização precisa ir além e considerar outras variáveis. 

Aqui, o uso de um software de gestão, por exemplo, pode ajudar bastante na rotina de controle. Lembre-se que, para fazer a gestão financeira em tempos de crise, o ideal é que se estabeleça uma estrutura prática e fácil de ser atualizada, registrando serviços realizados, entradas e saídas, gastos e despesas e todos os demais indicadores que ajudem a montar o planejamento financeiro em médio prazo.

2 – Estude o cenário e as suas opções

Com seus dados organizados, é hora de estudar melhor as suas alternativas. Veja como é possível reduzir os custos e as despesas, coloque na ponta do lápis quais são as atividades indispensáveis e calcule o mínimo necessário para quitar as contas essenciais da empresa. Tenha em mente que, se essa conta fechar no vermelho, talvez uma boa ideia seja segurar os investimentos.

Isso porque, em uma comparação bem prática, fazer o planejamento financeiro do negócio não é tão diferente de analisar as contas pessoais. Você sabe quais são os gastos inevitáveis e o que é possível segurar. Por isso, se as contas apertarem, é provável que os investimentos extras precisem esperar um pouco até que seja possível colocar tudo no lugar!

3 – Mantenha um olho no passado e outro no presente

Cedo ou tarde, toda empresa vai enfrentar algum tipo de desafio. Nesse sentido, uma boa dica é voltar os olhos ao passado e estudar como as crises passadas se desenrolaram. Se a sua empresa já passou por uma fase ruim antes, vale levantar qual foi o principal motivo, quanto tempo aquilo durou, quais foram as estratégias que ajudaram a mitigar os efeitos da crise e como o comportamento do seu consumidor mudou.

Com isso, é possível verificar se existe alguma uniformidade entre os períodos mais complicados. Quando se tratar de um déficit da economia, pode-se perceber que há uma tendência de as crises terem a mesma duração, por exemplo. Embora essa não seja uma tarefa simples, ela é fundamental quando se busca adequação à situação do momento e adoção de estratégias para fugir desse padrão.

4 – Analise suas opções de pagamento e recebimento

Fazer uma boa gestão financeira em tempos de crise também envolve muito jogo de cintura na hora de equilibrar o caixa da empresa. Até porque, quando falamos em períodos de recessão econômica, é natural que bancos e instituições financeiras ofereçam opções tentadoras de empréstimo e financiamento — modalidades que nem sempre são as mais indicadas para períodos difíceis.

Nesse contexto, uma boa saída pode ser trabalhar com valores que já são seus, mantendo as rédeas do negócio nas suas mãos! Estamos falando da antecipação de recebíveis, alternativa que transforma as vendas a prazo em recursos líquidos imediatos para a empresa. Em outras palavras, os valores que o seu negócio receberia ao longo de um determinado período podem ser convertidos em caixa imediatamente.

Desse modo, o empreendedor pode arcar com obrigações financeiras que possuem um prazo mais apertado sem perder o controle do fluxo de caixa! Por isso, o ideal é trabalhar com uma instituição séria que oferte esse tipo de procedimento, como o Moip, que não só contribui para a antecipação desses valores como também orienta a sua empresa sobre as melhores modalidades e que tipo de verbas podem ser adiantadas sem comprometer o seu faturamento em longo prazo!

Por fim, acompanhe os resultados e mantenha-se positivo!

Esperamos que, com essas dicas, fique mais simples tirar um bom planejamento financeiro do papel para manter a sua empresa cada vez mais fortalecida durante os tempos difíceis. Sabemos que estamos enfrentando um período delicado e acreditamos que existem formas do seu negócio passar por ele sem prejudicar ou abrir mão da segurança das pessoas.
Reforçamos nosso compromisso com os clientes e deixamos nosso time à disposição para ajudar você nesse momento.