Gestão eficiente usando software ERP

A maioria dos problemas de gestão empresarial pode ser solucionada com o uso correto de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Além de organizar os processos, esses softwares aumentam a produtividade e reduzem custos.

Os sistemas de gestão ERP estão no topo da lista de tecnologias que toda empresa deve ter.

Com eles, a falta de integração entre as ferramentas e processos deixa de ser um problema. Não é mais preciso controlar e acrescentar dados manualmente de uma planilha para outra.

Só com isso já dá para ter uma ideia das vantagens da implementação de um software ERP. Porém, não é só isso. Essa tecnologia é voltada para melhorar a gestão empresarial e favorecer o seu negócio como um todo.

Veja como um sistema ERP pode otimizar a gestão empresarial e levar sua empresa para outros patamares.

O que é software ERP?

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um programa capaz de integrar todas as informações e processos de uma empresa em um só lugar.

Dessa forma, em um mesmo sistema é possível acessar todos os dados de uma organização e ter um visão ampla do negócio.

O uso de um software de gestão não só otimiza as tarefas, aumenta a produtividade e reduz erros e custos, como também, permite ao gestor ter dados fidedignos para uma tomada de decisão muito mais precisa.

Vantagens de usar um sistema de gestão empresarial ERP

A adoção de um ERP afeta todas as suas áreas da empresa, uma vez que esses sistemas controlam todos os processos, da produção às finanças, de maneira clara, segura e em tempo real.

Há uma série de resultados positivos e benefícios listados a partir do uso de um sistema ERP, tais como:

– Auxilia na tomada de decisão;

– Atende todas as áreas da empresa;

– Base de dados única e centralizada;

– Possibilita maior controle sobre a empresa;

– Informação em tempo real;

– Permite a integração das áreas da empresa;

– Orienta processos.

Como o ERP melhora a gestão

Ao implantar um ERP, a empresa ganha em controle e padronização de processos. Esse sistema facilita a integração das diversas áreas da empresa, permitindo o controle das informações por meio de uma base de dados única e centralizada.

É sabido que para uma gestão eficiente é preciso dados corretos da situação da empresa. Como os dados são digitados apenas uma vez no sistema ERP e refletem em todos os outros processos automaticamente, há a redução de erros humanos e aumento da confiabilidade e integridade do sistema.

Veja em detalhes algumas rotinas empresariais facilitadas com a adoção de um software ERP:

Integração das áreas da empresa:

Com um sistema de gestão ERP, todas as rotinas de um negócio se comunicam com rapidez e facilidade.

Por exemplo, ao fechar uma venda, esta já é atualizada no financeiro, no estoque e permite a emissão da nota fiscal em instantes.

Isso confere agilidade para os processos e segurança nas informações.

Emissão de nota fiscal:

A emissão de Notas Fiscais é uma obrigação fiscal de toda empresa que realiza vendas.

Um sistema de gestão empresarial completo traz mais agilidade, praticidade e suporte técnico para a emissão do documento fiscal.

Após a conclusão da venda, já é lançada a nota, os boletos e realizado o registro dos pagamentos, ao mesmo tempo em que atualiza o estoque e baixa os produtos vendidos.

Controle de estoque:

O estoque é um setor que influencia muito nas demais áreas da empresa. Organizá-lo pode ser um desafio.

Além da organização e controle de entrada e saída, é preciso calcular o giro de estoque para que se compre apenas o necessário, sem que falte e comprometa as vendas, nem que sobre e fique dinheiro parado.

O software ERP ajuda no controle e gestão de compras ao analisar os produtos mais vendidos. Além disso, com todos os produtos cadastrados no sistema, a identificação e emissão de nota fiscal ficam muito mais rápidas.

Gestão financeira:

Manter as finanças da empresa sempre saudáveis é fundamental para que ela prospere.

A gestão financeira engloba diversas tarefas que precisam ser realizadas sem nenhum erro, pois dados exatos permitem a visão real do desempenho da empresa.

Através desses dados é que são tomadas as decisões do futuro da empresa, seja de expansão ou corte de gastos.

Relacionamento com clientes:

Ter uma boa relação com o cliente é primordial para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, um consumidor satisfeito tende a se fidelizar e indicá-la para outras pessoas.

O sistema ERP mantém organizadas todas as informações dos clientes. Nessa base de dados, é possível filtrar os contatos e tomar decisões estratégicas, principalmente em marketing.

Você pode criar campanhas segmentadas e estreitar o relacionamento com seus clientes.

Conclusão

Nas décadas passadas os sistemas integrados de gestão ERPs eram extremamente caros, se tornando viáveis somente para empresas de grande porte. 

Com o avanço da tecnologia, novos sistemas surgiram e passaram a ser largamente utilizados por empresas de todos os tamanhos e setores.

Hoje em dia, é possível encontrar ERPs baratos e que funcionam muito bem, com todas as ferramentas necessárias para auxiliar na gestão.

Com o sistema em nuvem não precisa mais estar na empresa e em determinada máquina para ter acesso aos dados. Basta ter acesso à internet que é possível logar no sistema de qualquer lugar, tornando o processo ainda mais prático.

Como a gestão de tempo pode melhorar a produtividade da sua equipe de e-commerce

Dentro de uma equipe de e-commerce, por mais liberdade que os profissionais tenham para fazer sua própria gestão do tempo, nem sempre ela é eficiente. Você mesmo (a) pode estar precisando aprimorar sua forma de se organizar para fazer o dia render. Reunimos a seguir 5 estratégias indicadas por autores e especialistas que você, como líder, pode aconselhar para aumentar a produtividade do pessoal, e adotar para melhorar a sua também. Confira!

Entenda o sentido do que você faz

Nenhuma estratégia de gestão do tempo surtirá efeito enquanto a sua equipe, um a um, entender por que deve fazer o que deve fazer. O escritor Roman Krznaric, no livro How to Find Fulfilling Work, pontua que cinco fatores tornam uma carreira e, portanto, a rotina diária motivadora:

1) Ganhar dinheiro;

2) Alcançar status;

3) Fazer a diferença;

4) Seguir seus interesses;

5) Aplicar suas habilidades.

Pensando nisso, converse com sua equipe de e-commerce e mostre de que forma seu trabalho pode deixá-la mais próxima dessas aspirações. Um simples bate-papo, mas que pode poupar críticas à sua liderança.

Defina metas individuais

Na hora de otimizar a produtividade de uma equipe, é preciso ser agressivo, acredita o empreendedor e CEO da Aha! Brian De Haaf. Isso significa, por exemplo, tentar quebrar metas que são de uma área em metas individuais. Assim, cada um se sente mais responsável pelo o que faz e também mais empenhado tanto em desempenhar um trabalho de qualidade quanto em acompanhar os resultados do que produz. Como dissemos anteriormente, encontrar sentido é o primeiro passo de uma gestão do tempo. Feito isso, mãos à obra!

Não deixe pendências, resolva de primeira

Quando abrir seu e-mail, tome uma atitude imediata. Leia, responda, delete ou arquive a mensagem. O mesmo vale para aquela planilha a ser preenchida ou aquela conversa sempre postergada. Você não tem que passar pelas tarefas mais de uma vez. Oriente sua equipe a agir dessa forma. Pois, “o tempo economizado com esse simples gesto pode chegar a 10h em um mês”, garante Jana Kemp, autora de No! How One Simple Word Can Transform Your Life. Já pensou? É mais do que um dia extra! E se você acredita que há e-mails demais para você e sua equipe lidarem, veja aqui como diminuí-los.

Faça da forma que você já domina

Perfeccionismo está longe de ser uma atitude estratégia quando se trata de correr contra o tempo e apagar incêndios. Enquanto houver pendências para resolver e a rotina não voltou ao ritmo orgânico, o mais prático é fazer da maneira a que você já está habituado(a). Segundo o empresário e autor Gordon Tredgold, podemos poupar de 5 a 10% do nosso tempo realizando uma tarefa da nossa forma tradicional. Mesmo porque a inovação deve vir depois que o básico está pronto, concorda?

Descanse um pouco antes de seguir

O empreendedor Raul Gutierrez recomenda limitar seu tempo de exposição às distrações das redes sociais. Mas nada de bloquear sites. O mais indicado a se fazer é mostrar à sua equipe que ela pode acessar suas notificações, mas sem extrapolar 5 minutinhos. Levantar para tomar uma água ou buscar um café pode ser suficiente para refrescar a mente. E para ajudar a controlar a tentação de se distrair, a dica é a clássica: deixar o celular no silencioso. E se quiser mais dicas, neste infográfico, mostramos como dinamitar sua falta de foco.

A propósito, perceba que todos estes são conselhos de gestão do tempo que você, líder, pode não só oferecer ao seu time de e-commerce, como também aplicar à sua rotina e adiantar seu sucesso profissional. Comece agora!

Sobre o autor:

Antonio Carlos Soares é CEO do Runrun.it, software de gestão de projetos, tarefas e fluxo de trabalho.