Gestão eficiente usando software ERP

A maioria dos problemas de gestão empresarial pode ser solucionada com o uso correto de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Além de organizar os processos, esses softwares aumentam a produtividade e reduzem custos.

Os sistemas de gestão ERP estão no topo da lista de tecnologias que toda empresa deve ter.

Com eles, a falta de integração entre as ferramentas e processos deixa de ser um problema. Não é mais preciso controlar e acrescentar dados manualmente de uma planilha para outra.

Só com isso já dá para ter uma ideia das vantagens da implementação de um software ERP. Porém, não é só isso. Essa tecnologia é voltada para melhorar a gestão empresarial e favorecer o seu negócio como um todo.

Veja como um sistema ERP pode otimizar a gestão empresarial e levar sua empresa para outros patamares.

O que é software ERP?

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um programa capaz de integrar todas as informações e processos de uma empresa em um só lugar.

Dessa forma, em um mesmo sistema é possível acessar todos os dados de uma organização e ter um visão ampla do negócio.

O uso de um software de gestão não só otimiza as tarefas, aumenta a produtividade e reduz erros e custos, como também, permite ao gestor ter dados fidedignos para uma tomada de decisão muito mais precisa.

Vantagens de usar um sistema de gestão empresarial ERP

A adoção de um ERP afeta todas as suas áreas da empresa, uma vez que esses sistemas controlam todos os processos, da produção às finanças, de maneira clara, segura e em tempo real.

Há uma série de resultados positivos e benefícios listados a partir do uso de um sistema ERP, tais como:

– Auxilia na tomada de decisão;

– Atende todas as áreas da empresa;

– Base de dados única e centralizada;

– Possibilita maior controle sobre a empresa;

– Informação em tempo real;

– Permite a integração das áreas da empresa;

– Orienta processos.

Como o ERP melhora a gestão

Ao implantar um ERP, a empresa ganha em controle e padronização de processos. Esse sistema facilita a integração das diversas áreas da empresa, permitindo o controle das informações por meio de uma base de dados única e centralizada.

É sabido que para uma gestão eficiente é preciso dados corretos da situação da empresa. Como os dados são digitados apenas uma vez no sistema ERP e refletem em todos os outros processos automaticamente, há a redução de erros humanos e aumento da confiabilidade e integridade do sistema.

Veja em detalhes algumas rotinas empresariais facilitadas com a adoção de um software ERP:

Integração das áreas da empresa:

Com um sistema de gestão ERP, todas as rotinas de um negócio se comunicam com rapidez e facilidade.

Por exemplo, ao fechar uma venda, esta já é atualizada no financeiro, no estoque e permite a emissão da nota fiscal em instantes.

Isso confere agilidade para os processos e segurança nas informações.

Emissão de nota fiscal:

A emissão de Notas Fiscais é uma obrigação fiscal de toda empresa que realiza vendas.

Um sistema de gestão empresarial completo traz mais agilidade, praticidade e suporte técnico para a emissão do documento fiscal.

Após a conclusão da venda, já é lançada a nota, os boletos e realizado o registro dos pagamentos, ao mesmo tempo em que atualiza o estoque e baixa os produtos vendidos.

Controle de estoque:

O estoque é um setor que influencia muito nas demais áreas da empresa. Organizá-lo pode ser um desafio.

Além da organização e controle de entrada e saída, é preciso calcular o giro de estoque para que se compre apenas o necessário, sem que falte e comprometa as vendas, nem que sobre e fique dinheiro parado.

O software ERP ajuda no controle e gestão de compras ao analisar os produtos mais vendidos. Além disso, com todos os produtos cadastrados no sistema, a identificação e emissão de nota fiscal ficam muito mais rápidas.

Gestão financeira:

Manter as finanças da empresa sempre saudáveis é fundamental para que ela prospere.

A gestão financeira engloba diversas tarefas que precisam ser realizadas sem nenhum erro, pois dados exatos permitem a visão real do desempenho da empresa.

Através desses dados é que são tomadas as decisões do futuro da empresa, seja de expansão ou corte de gastos.

Relacionamento com clientes:

Ter uma boa relação com o cliente é primordial para o sucesso de qualquer negócio. Afinal, um consumidor satisfeito tende a se fidelizar e indicá-la para outras pessoas.

O sistema ERP mantém organizadas todas as informações dos clientes. Nessa base de dados, é possível filtrar os contatos e tomar decisões estratégicas, principalmente em marketing.

Você pode criar campanhas segmentadas e estreitar o relacionamento com seus clientes.

Conclusão

Nas décadas passadas os sistemas integrados de gestão ERPs eram extremamente caros, se tornando viáveis somente para empresas de grande porte. 

Com o avanço da tecnologia, novos sistemas surgiram e passaram a ser largamente utilizados por empresas de todos os tamanhos e setores.

Hoje em dia, é possível encontrar ERPs baratos e que funcionam muito bem, com todas as ferramentas necessárias para auxiliar na gestão.

Com o sistema em nuvem não precisa mais estar na empresa e em determinada máquina para ter acesso aos dados. Basta ter acesso à internet que é possível logar no sistema de qualquer lugar, tornando o processo ainda mais prático.

Como gerenciar um negócio home office

Um cenário que não se imaginava para um ano que começou efervescente, cheio de projetos e muito trabalho. Trabalhar em casa, no chamado home office, é a fórmula (e muitas vezes a única alternativa) para quem pode continuar trabalhando nesse tempo de isolamento social.

A grande vantagem dos dias de hoje, é que dispomos de ferramentas online e algumas com armazenamento em nuvem que nos permite trabalhar de qualquer lugar e acompanhar nossos negócios remotamente. Porém, o home office também apresenta alguns empecilhos, como a quebra da rotina, as distrações das atividades e a falta da equipe reunida. Por isso, sugerimos algumas dicas e ideias para manter sua produtividade e gerenciar seu negócio home office.

Gerenciando múltiplas tarefas

O deslocamento para o trabalho acaba tomando bastante tempo do trabalhador brasileiro, além do desgaste em que este passa até chegar ao trabalho, seja passando pelo transporte público ou enfrentando o trânsito nos horários de pico, porém é um ritual onde o trabalhador também marca a fronteira entre a vida pessoal e a profissional, por isso, para muitos, o home office é um grande desafio e para outros um benefício.

O profissional do nosso tempo precisa dispor de tecnologia para manter a produtividade em casa, e o sistema cloud computing ou armazenamento de dados em nuvem, é um grande facilitador. Ele pode ser acessado desde documentos de texto gratuitos como o Google Docs, até os sistemas de gestão como o Bling, que centraliza o gerenciamento do seu negócio através de uma plataforma online que pode ser acessada de qualquer lugar, e atualiza de forma sincronizada com outros usuários.

Vale lembrar que a flexibilidade do trabalho remoto é realidade em diversos países e o formato ajuda diretamente com a produtividade e o crescimento do negócio. Para empresas que querem começar a trabalhar remotamente, uma dica é apostar em apps e ter a tecnologia como aliada.

Dicas para trabalhar remotamente ou home office:

Estabeleça uma rotina de trabalho

Para quem está trabalhando home office devido a reclusão temporária, a primeira dica é estabelecer uma rotina profissional. É importante também separar um local para fazer seu “ambiente de trabalho”. Com isso, a produtividade também irá aumentar. Um espaço separado para o trabalho não precisa ser uma sala ou escritório. Mas precisa ser um local organizado, com os principais recursos que irá te ajudar no dia a dia.

Invista em ferramentas online

Para se adaptar com o trabalho remoto, o profissional deve investir em soluções que o auxilie em toda essa rotina produtiva, conectando-o com o mercado. Existem programas disponíveis gratuitamente quem permitem fazer conferências e apresentações em grupo (Zoom), assim como ferramentas do Google de compartilhamento de arquivos e documentos armazenados em nuvem (Google Drive). Outras ferramentas importantes são as gerenciamento de rotina e projetos (Trello ou Asana), que colaboram para manter a produtividade da equipe mesmo trabalhando em diferentes locais.

Se for empreendedor: sistema de gestão em nuvem

Com a utilização de um sistema de gestão em nuvem, como o Bling, o empreendedor pode fazer tudo de forma online. Por meio de um ERP em nuvem, é possível ter o controle total da gestão e controle financeiro do seu negócio de qualquer lugar.

Estabeleça regras para o seu trabalho

Ter um local próprio para o trabalho é importante. Escolha um canto onde possa deixar seu material organizado, se tiver uma mesa de trabalho perfeito, caso contrário, pode ser a mesa de jantar, mas precisa ser um local tranquilo.

  • Vista-se adequadamente: saia da cama e faça todos os rituais como se fosse trabalhar na empresa, tome banho, troque de roupa para poder produzir mais e melhor e também estar apresentável em caso de reunião videochamada;
  • Estipule um horário para começar, horários de pausa e horário para finalizar o expediente. Trabalhar em casa pode te fazer trabalhar muito mais horas caso você não otimizar o seu tempo;
  • Estabeleça metas do dia, lista de tarefas da semana, para entender o que foi e o que está sendo feito;
  • Caso tiver crianças em casa, divida as tarefas e o entretenimento delas com seu parceiro (a) e também reserve um tempo livre para estar com a família;
  • Na alimentação também estipule horários de pausa para refeições e lanches. Além disso, beba água com frequência e mantenha em dia sua rotina de sono. 
  • Também é importante movimentar-se, caminhe pela casa, cuide um pouco das plantas e faça alongamentos. Isso ajudará também na sua produtividade.

Como um sistema de gestão te ajuda a gerenciar todas as tarefas sem sair de casa?

O Bling é um ERP online para micro e pequenas empresas. Sua plataforma permite que empresários possam organizar a gestão do seu negócio com segurança, facilidade, agilidade e eficiência.

São diversas ferramentas que possibilitam o controle total sobre as vendas, finanças, estoque, produtos, clientes, pedidos, comissões de vendedores e muito mais. O sistema permite ainda a emissão de notas fiscais eletrônicas, a geração de boletos bancários e de cobranças e de propostas comerciais. Além disso, é integrado com SIGEP Web dos correios e com as maiores plataformas de e-commerce do país. Tudo isso em uma plataforma 100% online, que pode ser acessada de qualquer lugar. 

Faça um teste grátis por 30 dias e confira na prática os benefícios de utilizar um sistema de gestão ERP que trabalha em favor do seu negócio e possibilita um trabalho remoto sem perder a organização da empresa.

Vantagens de integrar um ERP com meio de pagamento

Seja para vendas física ou online, optar pelo uso de um meio de pagamento é uma boa estratégia para organizar o financeiro de uma empresa. Com o uso destas soluções, fica mais fácil identificar os pagamentos recebidos, tornando o dia a dia do lojista mais prático.

Com este conteúdo, você vai aprender o que é um meio de pagamento e como sua integração com um ERP pode ajudar na rotina da empresa, tornando-a otimizada. Boa leitura.

O que é um meio de pagamento?

Para entender o que é um meio de pagamento, é preciso visualizar dois cenários:

  1. Para o lojista, um meio de pagamento corresponde a forma que ele vai receber os valores das compras realizadas pelos clientes;
  2. Para o cliente, o meio de pagamento se refere a forma com que ele vai pagar as compras que fizer. 

Entre estes meios de pagamento, podemos destacar alguns mais utilizadas, como boleto bancário, cartão de crédito e cartão de débito. 

Para facilitar a troca de informações financeiras entre o lojista e o comprador, existem empresas que fornecem soluções de pagamento, trazendo mais facilidade nas transações. Estas soluções podem ser adquirente, subadquirente ou gateway de pagamento, e permitem a integração com um ERP, para que os processos sejam facilitados. 

Adquirente

São empresas que processam as transações realizadas com cartões de crédito e débito, seja no e-commerce ou em lojas físicas. 

Quando uma compra é realizada, o adquirente verifica com o banco se há saldo, para compras no débito, ou limite no crédito, para que a compra seja aprovada. As adquirentes cobram taxas para realização do processo, e para compras parceladas, as taxas costumam ser mais altas.

Estas empresas não oferecem serviços de gateway de pagamento, sistema que processa o pagamento e nem sistema antifraude para garantir a segurança das compras. 

Subadquirente

São empresas que realizam a intermediação dos pagamentos, responsáveis por recolher todos os dados dos clientes para enviar ao adquirente para que seja realizada a liquidação dos valores. 

O serviço oferecido por um subadquirente é mais completo, com gerenciamento antifraude e gateway de pagamento, sem necessidade de envolver um banco, o que diminui a burocracia e facilita o dia a dia do lojista. Com tudo em um só lugar, os custos de contratação podem ser menores. O Moip é um exemplo de solução subadquirente.

Gateway

O gateway é o responsável por realizar a troca de dados (número do cartão, nome do comprador e código de verificação) entre o lojista e o adquirente, de forma criptografada e segura. 

Vantagens de integrar o meio de pagamento com um ERP

Integrar as soluções de pagamento com um ERP traz algumas vantagens para a rotina dos lojistas. Vamos citar algumas delas:

Automatização dos processos

A automatização da rotina é um dos principais benefícios desta integração. Quando o ERP está conectado ao meio de pagamento, consegue realizar a conciliação dos pagamentos, para que não seja necessário acessar a conta bancária para confirmar os pagamentos realizados.

Dessa forma, o lojista também não precisa efetuar a baixa conta por conta. A conciliação identifica as contas a receber que foram pagas e as contas ficam atualizadas e organizadas no ERP.

Se tratando de um e-commerce, sempre que um pedido de venda é importado para o ERP, é criado um vínculo com o meio de pagamento escolhido pelo clientes, e conforme o pagamento for aprovado, o status da compra muda e o lojista pode seguir com o envio das mercadorias. 

Oferta de mais opções aos clientes

Quem compra online, sabe que um dos fatores decisivos para finalizar uma compra é que o site ofereça o meio de pagamento que deseja utilizar. 

O meio de pagamento integrado permite que o lojista ofereça múltiplas formas de pagamento para os clientes, evitando a perda de vendas.

Controle sobre as vendas

Controlar todos os pagamentos recebidos de forma manual pode ser uma rotina trabalhosa. Além de tomar tempo do lojista, há possibilidade de erros na hora de dar baixa nas conta a receber.

Sem a integração do meio de pagamento com um ERP, é preciso controlar as vendas em um local e os pagamentos em outro. Além disso, a integração permite a configuração das taxas, tarifas e prazos dos meios de pagamento, facilitando o controle do lojista.

Manter estas informações centralizadas facilita a geração de relatórios financeiros, para que a empresa saiba qual a situação que se encontra.

Evita erros

O controle financeiro é uma rotina importante para qualquer empresa. Evitar os erros causados pela má administração das contas é fundamental para a saúde financeira. Quanto mais automatizado este processo estiver, melhor serão as análises das finanças.

Reduzir a intervenção humana no controle dos recebimentos é uma das formas de evitar erros. A conciliação bancária, por exemplo, é feita de maneira simples dentro de um ERP, sem depender de uma pessoa para verificar os pagamentos no banco. 

Entre alguns possíveis erros que podem ser evitados com a integração, podemos destacar: 

  • erros de digitação
  • esquecimentos na hora de baixar as contas
  • receber o pagamento por uma conta e dar baixa em outra
  • furo de caixa, ao baixar as contas com o meio de pagamento errado

Importante ressaltar que, no e-commerce, é preciso mapear corretamente o meio de pagamento, tanto no ERP quanto na plataforma escolhida. Assim, os pagamentos serão identificados da forma correta.

Reduz tempo 

Sem a necessidade de conferir o pagamento de todas as contas a receber, o lojista tem mais tempo para se dedicar em outras tarefas, como administração de pessoal e das vendas. 

A automatização é uma grande aliada na performance das lojas virtuais, pois deixando este processo mais ágil, os pedidos são aprovados com mais rapidez e já podem seguir para a separação de produtos e envio das encomendas.

Conclusão

Utilizar um meio de pagamento facilita o dia a dia da rotina financeira de uma empresa. A identificação dos pagamentos se torna mais fácil, as contas ficam organizadas e sobra mais tempo para as demais atividades.

Escolha um solução para meio de pagamento e integre a um sistema como o Tiny ERP. Você vai poder centralizar as informações de pagamentos e facilitar a conciliação bancária, para que erros financeiros não sejam cometidos.

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