Por Thiago Maboni

Ainda hoje, é bastante comum que gestores de pequenos e médios negócios centralizem uma série de obrigações administrativas — desde o controle das finanças, passando pela coordenação das equipes até chegar ao direcionamento de ações de marketing e atendimento. Talvez por isso, alguns setores que também precisam de atenção acabam sendo negligenciados, tanto por demandarem muito tempo como por não apresentarem ganhos financeiros evidentes. Um desses pontos é justamente o controle de estoque.

Mas a verdade é que a reserva de produtos é parte crucial do funcionamento de qualquer empresa, e a má administração desses estoques pode prejudicar (e muito) o seu e-commerce. Os custos para organizar um estoque devem ser otimizados para garantir que seu caixa fique sempre no azul. Pensando em tudo isso, resolvemos criar um guia completo sobre a importância do controle de estoque, listando ainda um passo a passo de como gerenciá-lo de maneira estratégica. Ficou interessado? Então continue lendo!

No que consiste um controle de estoque estratégico?

Basicamente, controlar o estoque é garantir que você sempre terá produtos disponíveis à venda para seus clientes, garantindo ao mesmo tempo que não haja reserva em excesso estocada — o que traz prejuízos a médio e longo prazos. Fazer o controle estratégico de estoque é, portanto, garantir que esse equilíbrio chegue ao ponto ideal tanto no que se refere aos custos quanto à agilidade e à organização. Dessa forma, sua empresa consegue transformar o estoque em um ponto de aumento de produtividade e lucratividade.

Para atingir esse objetivo, é preciso lançar mão das ações e ferramentas de controle adequadas, bem como estimular as boas práticas dos funcionários e a integração entre diferentes equipes — como a de vendas, de contato com fornecedores e, claro, dos próprios estoquistas. Assim é possível transformar o estoque em um diferencial competitivo, um setor que trará agilidade e lucros para sua empresa.

Que passos seguir para chegar lá?

Para chegar a esse ponto ideal, basta seguir os seguintes passos:

1. Padronize a organização

Um estoque organizado é um estoque produtivo. O primeiro passo, portanto, é garantir que o setor tenha uma organização clara e de fácil entendimento para aqueles que atuarão ali. E é claro que algumas ações específicas ajudam a simplificar essa tarefa.

Comece dividindo seu estoque em setores facilmente identificáveis, seja por meio de numeração de corredores ou do uso de determinadas cores para cada espaço. Produtos com maior saída, portanto, devem ficar em áreas mais acessíveis (como as prateleiras mais baixas de uma estante), enquanto os de menor demanda podem ser acondicionados em locais mais afastados. Dentro de cada setor, crie subdivisões. Caso você venda roupas pela internet, por exemplo, separe calças em um área, camisas em outra e assim por diante.

E atenção: tão importante quanto dividir é criar um padrão para localizar seus produtos. Para isso, você pode etiquetar produtos de acordo com a hierarquia do seu estoque — como corredor verde > armário 2 > prateleira 3 ou em um código simples, como CV-A2-P3. Dessa forma, desde que receba as instruções certas, o estoquista encontrará facilmente o produto.

2. Defina processos

Tão importante quanto organizar o espaço físico do seu estoque é definir fluxos de trabalho para seu uso no dia a dia, criando regras e políticas claras para que um vendedor solicite um produto específico ao estoquista, por exemplo. Para tanto, é necessário que a empresa conte com documentos e relatórios simples, mas eficientes, garantindo que cada etapa esteja dentro dos conformes. A elaboração de relatórios constantes sobre a situação do setor, com produtos que tiveram mais saídas, perdas, extravios e assim por diante, cabe aos responsáveis diretos pelo estoque.

É importante ter em mente, porém, que a padronização dos processos não é útil apenas para garantir que a política da empresa seja respeitada. São as informações contidas nesses documentos que servirão de base para o controle de movimentação do estoque, dando um diagnóstico preciso sobre como o setor funciona. Isso será importante nos passos futuros do seu controle de estoque.

3. Entenda o fluxo de mercadorias

No tópico anterior, falamos sobre a importância de levantar dados a respeito de cada processo de utilização do estoque. Esses dados devem ser usados justamente para que você entenda como funciona o fluxo de mercadorias na sua empresa e, assim, consiga melhorar a própria organização física do depósito.

É com base na demanda dos seus vendedores, por exemplo, que você conseguirá entender quais produtos têm mais saída e, portanto, devem ser alocados em locais mais acessíveis, tal qual descrevemos no primeiro passo. Além disso, você será capaz de identificar o tempo que demora desde a solicitação de um produto ao estoque até sua respectiva entrega ao cliente.

Com esses dados em mãos, será possível localizar problemas de logística e armazenagem e corrigi-los de maneira rápida e eficiente. Não se esqueça de que o fluxo termina na entrega do produto ao cliente, mas começa lá atrás, com seu recebimento vindo do fornecedor. É preciso, portanto, ter uma visão ampla, de ponta a ponta, do caminho que cada tipo de produto que passa pelo estoque faz.

4. Estabeleça quantidades mínimas

Um sinal claro de que seu estoque não está funcionando direito é quando você percebe, ao receber uma pedido, que não tem o produto demandado para vender. Para evitar que seus vendedores tenham que se desculpar e colocar panos quentes nessa situação nada ideal, é preciso criar um estoque mínimo, produto por produto — também conhecido como ponto de pedido.

Para fixar esse número, você deve considerar uma série de fatores:

  • Fluxo de saída: produtos que têm maior demanda precisam de um ponto de pedido mais alto.
  • Tempo de entrega do fornecedor: por mais que você ainda tenha uma quantidade razoável de produtos estocados, confira se eles vão durar até o próximo pedido.
  • Preço do fornecedor pela quantidade: como compras em grandes volumes garantem melhores preços e formas de pagamento, nada de fazer novos pedidos o tempo todo! É preciso planejar o ponto certo para demandar maiores quantidades junto ao seu fornecedor.
  • Custos com manutenção: em alguns casos, produtos estocados podem estragar ou sofrer danos. Se você tem um freezer que, para não ser tão oneroso, precisa acondicionar pelo menos 100 quilos de carne, por exemplo, mantê-lo vazio só trará prejuízos. E isso pressiona seu ponto de pedido.

5. Crie tetos de estocagem

Acabamos de falar que o armazenamento de determinados tipos de produtos gera um custo, certo? Por isso, é essencial que seu estoque tenha produtos condizentes com sua capacidade de armazenagem. Isso, claro, sem falar que produtos perecíveis não podem ser guardados sem um prazo previamente definido e, portanto, sem uma quantidade máxima determinada. Se você sabe que vende mil litros de leite por semana, por exemplo, e que o produto estraga a cada 2 dias, não faz sentido armazenar todos os mil litros de uma única vez. Assim, é preciso demandar 200 litros por dia.

Só não se esqueça de, ao solicitar uma reposição, respeitar os limites máximo e mínimo do seu estoque. Assim, considerando que seu ponto de pedido seja de 25 tênis e seu teto de estocagem seja de 75, você só deve encomendar 50 pares junto a seu fornecedor a cada pedido.

6. Controle sua relação com fornecedores

A gestão de estoque começa muito antes da armazenagem dos produtos ou do seu encaminhamento para os clientes. Na verdade, ela se inicia na sua relação com os fornecedores. Estabelecer protocolos com eles é, portanto, uma ação estratégica. Afinal, controlando uma ponta do processo de maneira otimizada, você garante que a armazenagem de produtos seguirá uma lógica previsível e, portanto, mais facilmente gerida.

Por essas e outras, a escolha de um fornecedor não deve se prender exclusivamente ao preço da mercadoria que ele oferece, mas também deve levar em conta fatores que impactam nos seus protocolos de estoque — como prazo de entrega, garantia contra estragos e forma de compra (se é feita por consignação, por exemplo, ou pagamento adiantado).

7. Faça controle constante

Você já deve ter percebido que o segredo de um estoque bem gerenciado está no controle. O importante, assim, é garantir que esse controle seja feito em todas as etapas da armazenagem, de forma constante. Dessa forma, você consegue se adaptar a diversas situações de mercado, como a variação da demanda de determinado produto em certa época do ano (como roupas de frio no inverno, por exemplo), bem como adequar o funcionamento do estoque a essa realidade.

Da mesma forma, o controle de estoque também o ajudará a entender como anda o fluxo de vendas: quais produtos vendem de forma mais rápida ou quais, mesmo com pouca demanda, ainda valem a pena ser comercializados por trazerem consigo mais valor agregado.

Não tem mistério: o bom controle de estoque é fundamental para a fluidez do seu negócio, garantindo assim agilidade e lucratividade. E para ajudá-lo nessa tarefa, definitivamente vale a pena contar com um software de gestão especializado, que automatize determinadas ações ao mesmo tempo em que integra o setor de armazenagem com o de vendas. Com isso, você ganha mais tranquilidade e agilidade em cada etapa do processo.

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