Por Thiago Maboni

Planejar, executar, checar e aprimorar processos de maneira contínua e consistente são algumas das principais ações sob a responsabilidade direta de gestores. Completar esse ciclo de maneira simples, ágil e eficiente, no entanto, é sempre uma tarefa desafiadora. Aí é que entram alguns métodos e protocolos, sendo um dos mais eficientes o PDCA.

Essa ferramenta de gestão foi criada justamente para auxiliar gestores de empresas de todos os portes e das mais diversas áreas de atuação a alinhar planejamento e execução de uma maneira simplificada. E o melhor é que o ciclo PDCA tem um foco em melhoria contínua, fazendo com que os processos continuem a dar resultados por longos períodos.

Quer descobrir como aplicar o PDCA para otimizar os resultados do seu negócio? Então basta continuar lendo!

Apresentando o PDCA

O método PDCA também é conhecido por ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming. O primeiro foi o criador da técnica, ainda na década de 1930, quem fez dessa ferramenta uma maneira de unir controle de qualidade com o uso de estatística. Deming, por sua vez, foi o principal responsável pela popularização do método. Nos anos de 1980, ele fez contribuições importantes para transformar o PDCA em uma ferramenta que pudesse ser usada em qualquer ambiente corporativo e não só no universo industrial.

O principal foco dessa ferramenta de gestão é fazer com que o desenvolvimento de projetos e produtos seja contínuo e organizado. Para isso, são estabelecidas 4 etapas, cujas iniciais dão origem à sigla: Plan, Do, Check e Act. Traduzindo: planejar, executar, verificar e agir de maneira corretiva. Esses passos se sucedem e são repetidos de forma cíclica.

O modelo se mostrou tão eficiente que gerou uma série de versões e usos em diferentes locais do mundo. Desde as indústrias automotivas do Japão, passando pela inspiração para os certificados de qualidade ISO até o estabelecimento de técnicas militares, como o Observe, Orient, Decide and Act (OODA). E mesmo com mais de 80 anos de existência, o PDCA ainda traz diferenciais competitivos para qualquer negócio.

Implementando o ciclo

Para aplicar o PDCA de maneira estratégica no seu empreendimento, basta completar os seguintes ciclos:

Plan: planejar

O primeiro dos 4 passos do ciclo diz respeito a uma palavra que já é bastante usada nas empresas: planejamento. O primeiro degrau a subir, portanto, demanda a definição de quais serão os passos seguintes. Essa ação, no entanto, não é baseada apenas em desejos ou objetivos subjetivos. Muito pelo contrário, inclusive! O plano deve ser estabelecido com base em dados reais e projeções realistas. Para isso, é preciso subdividir o planejamento em 2 etapas, como você vai ver a seguir:

Diagnóstico completo

Antes de definir exatamente onde sua empresa não só pode como quer chegar, é preciso saber exatamente onde ela está. E para conhecer o estado atual e real do seu negócio, você deve fazer um diagnóstico preciso das suas forças e fraquezas. Para isso, é preciso verificar suas condições internas, desde o ciclo de produção, passando pela infraestrutura e indo até a motivação da equipe.

Mas os fatores externos também devem ser avaliados, abrangendo desde a avaliação dos principais concorrentes até a definição correta do público-alvo e as condições gerais do mercado. Assim você começa a vislumbrar quais são os reais desafios bem como identifica com mais facilidade onde se encontram as maiores oportunidades que devem ser exploradas o quanto antes.

Objetivos e metas

Considerando que agora que você já sabe qual é a situação atual do seu negócio e quais são os obstáculos e as oportunidades que provavelmente encontrará pela frente, chegou a hora de definir objetivos estratégicos e metas que viabilizarão a superação desses desafios.

Caso um dos seus objetivos seja, por exemplo, diminuir o abandono de carrinhos no seu e-commerce, estabeleça uma meta de redução mensurável — como manter o nível de abandonos em, no máximo, 8% dos acessos à loja virtual durante 6 meses, por exemplo. O importante aqui é ter em mente que as metas devem se equilibrar entre o que é possível e o que é ideal, sendo realista e, ao mesmo tempo, acrescentando uma boa dose de ousadia.

Do: executar

Você fez o diagnóstico da sua empresa e estabeleceu objetivos estratégicos a serem atingidos. Chegou o momento de colocar a mão na massa para pegar o que está no papel e transformar em ações concretas. Estamos, portanto, no segundo ciclo do PDCA: a execução.

Nessa etapa, é preciso que cada um dos colaboradores tenha acesso ao planejamento geral para entender os objetivos globais do empreendimento, bem como os da sua área específica, tomando conhecimento das ações individualmente previstas. Assim você garante o empenho de todos em suas especialidades, sem que percam de vista o porquê dessas iniciativas serem importantes para o sucesso do global. A independência para atuar e a integração da equipe, portanto, devem ser conceitos conectados.

Para garantir que a execução ocorra como o planejado, faça o acompanhamento das equipes de maneira contínua, seja por meio de relatórios ou mesmo de reuniões estratégicas mensais, reunindo os profissionais responsáveis pelo andamento do projeto. Dessa forma, você consegue acompanhar a evolução de cada grupo de trabalho, entendendo se as ações estão compatíveis com o planejamento inicial. A execução, assim, está entrelaçada ao próximo ciclo: a verificação.

Check: verificar

Terminamos o tópico anterior salientando como a execução está entrelaçada à verificação. Afinal, por mais que as ações tomadas sejam previamente planejadas, elas ainda precisam passar pelo teste da realidade para descobrir se, afinal, são efetivas ou não. E a melhor maneira de fazer isso é usando métricas confiáveis.

Verifique conversão de leads em clientes, o tempo de espera de atendimento e a efetividade das ações de marketing, por exemplo. Cada iniciativa deve ser acompanhada por uma métrica específica. E todas as métricas devem ser analisadas em conjunto, para que se tenha um controle global sobre todo o processo.

Aqui vale ressaltar que as métricas, mais que meras ferramentas de acompanhamento, devem constituir também o passo inicial das correções. Assim, quanto mais rapidamente elas forem mensuradas e avaliadas, menor deve ser seu tempo de resposta. As correções no percurso não só podem como devem ser feitas ainda quando se está caminhando.

Por fim, não se esqueça que, apesar de a base dos dados, dos números e das tabelas ser importante, você não pode descartar as contribuições individuais e coletivas dos profissionais envolvidos. Uma visão mais humana do processo ajuda a não só encontrar problemas, mas a solucioná-los de uma maneira ainda mais assertiva e orgânica, além de garantir que todas as pessoas sejam reconhecidas como atores importantes nas ações estratégicas da empresa.

Act: agir de maneira corretiva

Para aplicar o PDCA em sua totalidade, é preciso subir o degrau de número 4 do ciclo. Agir de maneira corretiva é tão importante quanto os passos anteriores e, na verdade, é o segredo para transformar suas ações em resultados mais promissores, promovendo a melhoria constante.

Nessa etapa, é essencial nos debruçarmos sobre as métricas levantadas durante a execução e a verificação, comparando-as com as metas e os objetivos traçados inicialmente. A intenção é verificar se elas são equivalentes ou, caso contrário, se por acaso se mostraram muito díspares. Partindo daí, localize as falhas cometidas durante todos os passos anteriores, fazendo um levantamento preciso do que levou o resultado a não ser tão positivo quanto o previsto ou, caso o plano tenha sido extrapolado, o que levou ao sucesso.

É justamente a análise crítica de um processo concluído que melhorará sua capacidade de traçar projetos futuros. Assim, os dados e a experiência adquiridos ao final de um ciclo PDCA começará a contar como uma base sólida sobre a qual uma nova rodada de processos será iniciada.

Garantindo a continuidade

No início deste post, falamos que o foco principal do PDCA é fazer com que qualquer projeto e, por consequência, sua empresa permaneça em melhoria contínua. É por isso que os ciclos não devem ser fechados em si mesmos. Não devemos, assim, considerar o planejamento como o início e as ações corretivas como um fim. Mas atenção: estamos falando de ações cíclicas, mas não repetitivas! Cada nova etapa deve ser melhorada, de acordo com o que foi aprendido no ciclo anterior. A continuidade do método é, portanto, o segredo do sucesso.

Por fim, é preciso ressaltar a adaptabilidade desse método. Embora seja possível aplicar o PDCA de maneira ampla, para traçar os objetivos globais da sua empresa em um período mais longo (de um ano, por exemplo), ele também pode ser aplicado em projetos e ações menores ou mais específicas.

Você pode montar e executar todo o PDCA em campanhas de marketing digital, reduzindo sua duração total para períodos entre 1 e 3 meses, por exemplo. Da mesma forma, é possível adaptar as ações individuais da sua equipe para que elas sejam correspondentes à ideia geral da técnica: planejar, executar, verificar e agir.

Dessa maneira, você transforma o PDCA não só em uma importante ferramenta de gestão, mas em uma cultura empresarial de melhoria constante, baseada em virtudes como o planejamento, o foco em resultados e a melhoria constante de processos e táticas empresariais.

Agora que você já sabe como aplicar o PDCA no seu negócio, chegou a hora de aprender mais sobre gestão. E isso pode ser mais fácil do que você imagina! Basta assinar a nossa newsletter para receber conteúdo de qualidade diretamente na sua caixa de entrada!

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