Por eNotas

Você já deve estar cansado de saber que deve emitir nota fiscal para manter o seu negócio legalizado e não ter problemas no futuro. Mas sabia que existem algumas particularidades quando o assunto é Nota Fiscal Eletrônica para marketplace?

O mercado online abriu uma série de possibilidades para empreendedores e revolucionou os processos tributários e fiscais. Hoje, vivemos em uma época em que quase tudo pode ser automatizado, desde cobranças até a emissão de NF-e.

Por outro lado, é comum que conceitos relacionados à evolução da nota fiscal eletrônica não sejam bem compreendidos por profissionais de contabilidade, o que dificulta o dia a dia de muitos gestores.

Geralmente, isso se dá em virtude dos profissionais contábeis estarem um pouco fora da realidade das vendas realizadas pela internet, que acontecem 24 horas por dia, 7 dias por semana, com clientes em qualquer lugar do mundo.

Além disso, surgiram diversos tipos de negócios que não eram imagináveis pouco tempo atrás, como os marketplaces, SaaS, afiliados e tantos outros.

Então, dúvidas surgem a todo momento sobre o tema. Por isso, hoje vamos te explicar como emitir Nota Fiscal Eletrônica para marketplace, quais são os principais desafios e como resolvê-los. Acompanhe!

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Quais notas fiscais são utilizadas nos marketplaces?

O tipo de nota fiscal que você irá trabalhar no seu marketplace vai depender do que você vende. Geralmente, dois modelos são utilizados: a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) e a Nota Fiscal de Produto (NF-e).

Vamos explicar melhor como funciona cada uma delas!

Nota Fiscal de Serviço:

Se os usuários do seu marketplace prestam algum tipo de serviço, é bem provável que seja a Nota Fiscal de Serviço que eles devem utilizar. Temos exemplos bem conhecidos, como Airbnb, Uber, Cabify e tantos outros.

Também conhecida como nota fiscal municipal ou nota fiscal de prestação de serviço, a NFS-e é utilizada também por academias, hotéis, escolas, empresas SaaS, clínicas, planos de saúde e várias outras empresas que prestam algum serviço pela internet.

Se o seu marketplace vende produtos online, como cursos online, vídeo-aulas, webinars e congressos online, os usuários também, em sua maioria, precisarão emitir a NFS-e.

Isso acontece, pois você está comercializando algo que é considerado um serviço, já que não há entrega de nenhuma mercadoria física.

E como você deve imaginar, o seu marketplace também presta um serviço para os usuários (vendedores) que transacionam nele. Falaremos um pouco mais disso a seguir.

Agora, veja um outro tipo de nota fiscal que dependendo do caso os seus usuários vão precisar.

Nota Fiscal de Produto:

A NF-e, também conhecida como nota fiscal de mercadoria ou de venda, é aquela utilizada por quem vende produtos físicos.

Existem alguns marketplaces que intermediam a venda de mercadorias físicas, como o MercadoLivre. Assim, o seu vendedor precisa emitir uma Nota Fiscal de Produto para o consumidor final, já que ele receberá um produto em mãos.

Porém, é preciso se atentar a um fato importante! O seu negócio – como plataforma de marketplace – continua prestando um serviço para o usuário que efetuou a venda. Sendo assim, você continuará emitindo a NFS-e.

Como funciona a emissão de Nota Fiscal Eletrônica para marketplace?

É a Nota Fiscal de Serviço que você deve utilizar para justificar os seus ganhos, recolher seus impostos e manter o seu marketplace legalizado.

A NFS-e deve ser emitida na prefeitura em que a sua empresa está sediada. Atualmente, não há um padrão de emissão, o que faz com que as prefeituras solicitem as informações que considerem convenientes, como login e senha, certificado digital e muito mais.

Além disso, alguns órgãos municipais também não permitem a integração automática para gerar as suas NFS-es. Então, todo o processo tem que ser feito manualmente, o que faz você perder muito tempo com uma tarefa exaustiva e extremamente burocrática.

E tem mais: é bem comum que os sites das prefeituras apresentem instabilidades e até saiam do ar. Isso pode acarretar em multas e juros para o seu negócio se deixar passar a data de emissão ou a data de competência, por exemplo.

A boa notícia é que o mercado já oferece soluções simples que resolvem esses e tantos outros problemas que envolvem a emissão de NFS-e.

Softwares de NFS-e inteligentes conseguem absorver as instabilidades e fazer diversas tentativas até que a sua nota fiscal seja emitida de forma totalmente automática.

É possível emitir automaticamente até mesmo em prefeituras que não permitem a integração, como Joinville, Santana de Parnaíba, Barueri e tantas outras.

Quais são os desafios da Nota Fiscal para marketplace?

Quem possui um marketplace precisa ficar atento a alguns desafios relacionados à emissão da nota fiscal eletrônica. Listamos os 4 principais, confira!

Para te ajudar a entender, considere o seguinte exemplo:

A empresa fictícia GoFast presta serviço de conectar motoboys à quem precisa fazer entregas. Sendo assim, temos duas situações distintas:

Marketplace e Vendedor:

  1. O motoboy Gabriel fez 20 entregas em um determinado mês pela plataforma GoFast.
  2. A GoFast cobra 10% de comissionamento em cima de cada transação realizada.
  3. Gabriel precisa receber uma nota fiscal da GoFast no valor das comissões.

Marketplace e Consumidor Final:

  1. O cliente final Rodrigo utiliza a plataforma GoFast para solicitar o serviço do motoboy Gabriel.
  2. Rodrigo paga R$20 para Gabriel por meio da GoFast que, por sua vez, cobra um comissionamento de R$5 do Gabriel por fazer a intermediação e uso da ferramenta.
  3. Como foi Gabriel que prestou serviço para Rodrigo, Gabriel tem que emitir uma nota fiscal de serviço referente aos R$20 pagos por ele.*

*Se o motoboy for MEI, ele tem a obrigatoriedade de emitir nota fiscal apenas para Pessoa Jurídica, para Pessoa Física é opcional.

Agora vamos compreender os principais desafios desse cenário:

#1 Entender quais são os modelos de emissão de NF-e:

É comum no Brasil que os marketplaces emitam as notas fiscais de duas formas: emissão por transação ou emissão por valor acumulado.

-Emissão por transação:

Acontece quando uma nota fiscal é emitida para cada transação realizada em nome do fornecedor ou prestador de serviço do seu marketplace.

-Marketplace e Consumidor Final:

Seguindo o nosso exemplo, se o Rodrigo pedir o serviço de motoboy 20 vezes em um único mês, ele receberá 20 notas fiscais.

-Marketplace e Vendedor:

Se o Rodrigo tiver solicitado o serviço do motoboy Gabriel 20 vezes por mês, a GoFast pode emitir uma nota fiscal para Gabriel no valor da comissão de cada transação realizada. Portanto, Gabriel receberia 20 notas fiscais de acordo com o comissionamento de cada serviço realizado.

A vantagem é que caso uma venda seja estornada em função de reembolso, é possível cancelar a nota fiscal referente à transação cancelada com maior facilidade. Isso evita que você pague impostos desnecessários.

Importante: esse é o caso de empresas optantes pelo Simples Nacional que não pagaram o DAS do mês de competência (importante avaliar outras variáveis com seu contador). Já as empresas de Lucro Presumido ou Lucro Real podem solicitar o crédito mesmo depois de já terem pagado o imposto.

Por outro lado, há uma desvantagem. Se o seu marketplace vende em escala e possui um alto volume de transações, emitir nota fiscal eletrônica para cada uma delas pode aumentar o custo de contabilidade para o seu cliente e para a sua empresa, já que serão gerados muito mais documentos fiscais.

-Emissão por valor acumulado:

Marketplace e Consumidor Final:

Aqui a situação é diferente. Imagine que o Rodrigo utilizou a plataforma GoFast várias vezes em um mês, ou seja, o mesmo serviço foi prestado diversas vezes.

Assim, a GoFast poderia acumular o valor total do serviço prestado no mês e emitir apenas uma nota fiscal. Dessa maneira, o Rodrigo receberia apenas um documento dentro do mês de contratação do serviço.

Marketplace e Vendedor:

Se o Rodrigo tiver solicitado o serviço do motoboy Gabriel 20 vezes por mês, a plataforma GoFast poderá emitir uma única nota fiscal para Gabriel ao fim do mês (ou início do próximo – depende da prefeitura) com o valor de todas as comissões.

Nesse caso, existem algumas vantagens. O seu cliente irá receber menos notas fiscais e consegue ter um controle mais fácil. Além disso, diminui o custo com a contabilidade.

Em contrapartida, se várias transações do Rodrigo forem estornadas, será mais difícil retirar o imposto de uma venda que não ocorreu, por quê? Todos os encargos estarão no mesmo documento.

#2 Escolher o melhor modelo de emissão de NF-e para o seu marketplace:

É comum que empreendedores fiquem em dúvida sobre qual modelo de emissão escolher: transação ou valor acumulado. Afinal, a maioria dos processos que envolvem legalização e tributação são bem complexos.

Portanto, o recomendável é consultar seu contador, pois ele é o profissional responsável por orientá-lo sobre isso.

Outro ponto fundamental é analisar o seu mercado de atuação para entender como as vendas acontecem.

Por exemplo, se você trabalha com uma garantia incondicional de 15 dias e a sua contabilidade determinou que a nota fiscal deve ser emitida dentro do próprio mês de compra, então a emissão com valor acumulado pode não ser a melhor opção.

Porém, se você não possui muitos estornos, essa modalidade tem grandes chances de funcionar para o seu negócio.

Porém, se o seu marketplace efetua um alto volume de estornos, algumas empresas emitem a nota fiscal depois do período de garantia da venda.

Assim, impostos não são pagos sem necessidade. É fundamental consultar seu contador para ele te orientar de forma precisa de acordo com as leis municipais e o contexto de sua empresa.

#3 Adotar um regime especial de tributação:

Em algumas prefeituras, é possível adotar um regime especial de tributação, que faz com que os documentos fiscais sejam emitidos de maneira diferenciada, ou seja, mais vantajosa.

Belo Horizonte é um exemplo dessa situação. Determinadas empresas conseguiram se enquadrar em um regime especial de tributação para acumular todas os comissionamentos recolhidos durante o mês.

Isso quer dizer que elas podem emitir NF-e com o valor acumulado no primeiro dia útil do mês seguinte em nome de cada usuário do marketplace.

Não é comum, mas há casos em que uma prefeitura autorizou a emissão no valor total das compras realizadas dentro da plataforma por um único comprador descontado o valor das comissões repassadas aos vendedores.

Nessa situação, há o abatimento da base de cálculo dos valores repassados aos fornecedores ou prestadores de serviços dos marketplaces.

Exemplificamos algumas situações aqui, porém isso depende das regras e particularidades de cada município. Também é preciso levar em consideração as características do seu marketplace.

Reforçamos que é fundamental contar com o apoio do seu contador.

#4 Formalizar os ganhos dos vendedores do marketplace:

Quem vende dentro da sua plataforma precisa se preocupar em se manter legalizado. Afinal, há a comercialização de produtos/serviços e isso precisa ser declarado. Uma opção é pagar o carnê-leão como pessoa física, mas o imposto pode sair caro.

Outra alternativa é o fornecedor ou prestador de serviço do marketplace criar um CNPJ, o que permite que a regularização tenha um custo baixo. Se ele for MEI, a emissão de NFS-e para pessoa física é opcional, porém é obrigatória para pessoas jurídicas.

Por outro lado, se o volume de vendas for alto e o negócio estiver escalando, o vendedor pode se enquadrar no Simples Nacional, microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP). Assim, terá que emitir notas fiscais em nome de cada comprador.

Lembra do nosso exemplo da GoFast? O Rodrigo é o comprador e o Gabriel é o motoboy que presta o serviço.

Sendo assim, o Gabriel precisa emitir o documento fiscal para o Rodrigo.

Para que você não tenha que lidar com esse processo manualmente, o ideal é conectar-se à um gateway de NF-e, que faça esse trabalho de forma 100% automática.

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Por que você deve automatizar a emissão de NFS-e no seu marketplace?

Como explicamos ao longo desse conteúdo, a Nota Fiscal de Serviço envolve diversas particularidades e as características dependem de cada prefeitura.

Portanto, se você for fazer esse processo manualmente, pode perder horas que seriam melhor aproveitadas em atividades mais estratégicas do seu negócio, como gerenciamento de equipe, atendimento ao cliente, marketing de conteúdo, criação de processos de vendas e outros.

Então, é preciso levar em consideração que a emissão de nota fiscal ainda é um procedimento complexo e bem burocrático, o que pode atrapalhar o desenvolvimento do seu negócio.

Se você não quer se preocupar com essas questões e pretende levar o seu marketplace a um nível mais alto, a melhor solução é automatizar o processo. Assim, você evita perder tempo e ter dor de cabeça.

Veja as principais vantagens da automação de NFS-e para o seu marketplace:

  • Se a sua plataforma possui um CNPJ, é possível preencher o cadastro do cliente a partir da Receita Federal.
  • Caso os dados do endereço dos clientes estejam incompletos, há tentativas para solucionar o problema via CEP ou logradouro relacionado, consultando os Correios ou lançando um endereço padrão, se não for possível emitir a nota fiscal sem ele.
  • Se não foi possível coletar o documento do comprador, o sistema tenta algumas abordagens diferentes para verificar se a prefeitura permite a emissão sem essa informação.
  • Se o email estiver inválido, ele é corrigido ou removido.
  • A prefeitura está instável ou fora do ar? A solução faz retentativas automáticas até conseguir emitir o documento.
  • Para emissões que exigem a Inscrição Estadual, o eNotas ainda preenche essa informação automaticamente.
  • Em caso de estorno da venda, é realizada uma tentativa automática de cancelamento da respectiva nota fiscal, entre outras inteligências e facilidades.

Ainda, você pode usar uma API para NFS-e para automatizar o processo todo de emissão de seu marketplace. Pode até incluir a empresa dos vendedores que transacionam na sua plataforma.

Conclusão:

É bem comum que empreendedores que atuam no universo de marketplaces tenham dificuldades para emitir nota fiscal eletrônica. O fato é que esse processo ainda é bem burocrático e complexo – infelizmente.

Mas a boa notícia é que o mercado online oferece facilidades que solucionam os diversos problemas e desafios encontrados na hora de emitir NFS-e para marketplace.

A automação de nota fiscal é a opção adequada para quem deseja ver o seu negócio crescer e não quer perder tempo com termos complexos, instabilidades constantes e sistemas que sofrem mudanças com frequência.

Hoje você compreendeu como funciona a emissão de Nota Fiscal Eletrônica para marketplaces. Mas, se quiser se aprofundar um pouco mais sobre o assunto você pode conferir o nosso canal Nota Fiscal na Prática e ainda o Guia Prático com os 7 maiores desafios da NFS-e em Nível Nacional.
*Artigo desenvolvido pela equipe do eNotas para o Blog do Moip.

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